Irgendwie scheint es für meine Artikel kein geeignetes Forum zu geben, daher poste ich es hier, bei den PCNEWS:
Der schnelle Weg zur E-Rechnung
Ich weiß nicht, ob es noch andere Clubmitgliekder gibt, die an Bundesdienststellen Rechnungen legen.
Aber wenn doch, dann ist das hier eine Kurzfassung, die die wesentlichen Schritte zeigt.
Eigentlich wäre ja schon 2014 Schluss mit Papierrechnungen an Bundesdienststellen gewesen aber da die Rechnungslegung der PCNEWS schon im Dezember 2013 erfolgt ist, und im Jahre 2014 keine Rechnungen generiert wurden, war es erst im heurigen Jahr ernst.
Auch bei ClubComputer gibt es das Problem der E-Rechnungen und Werner hat vorgeschlagen, ein Gateway zu schaffen, mit dem wir die Rechnungslegung automatisieren könnten. Ganz soweit sind wir noch nicht aber das XML-Formular haben wir schon. Der ganze Vorgang ging überraschend schnell über die Bühne.
Man kann sich in die Details der Rechnungslegung wirklich vertiefen, alles ist penibel dokumentiert. Ich habe das alles nicht studiert, sondern bin geradewegs auf das eigentliche Ziel losgegangen.
Die erforderlichen Schritte
1. Man benötigt eine Bürgerkarte oder eine Handysignatur
Da die Handhabung der Bürgerkarte alles andere als praktisch ist (die kostenlose Version war nur mit Mühe zum Laufen zu bringen)
und die damit verbundene Software alles andere als benutzerfreundlich ist (wenn das wirklich funktionieren soll, muss man wahrscheinlich eine Kaufsoftware benutzen), empfiehlt sich die viel praktischere Handysignatur.
Ich habe meine Handysignatur bei der Post beantragt
http://ift.tt/1COrEUC
und mich dann auf briefliche Aufforderung bei der nächsten Postfiliale identifiziert.
Für diese Prozedur muss man einige Tage für den Postweg veranschlagen.
Wenn man sich persönlich zu einer der Registrierungsstellen begibt (Reisepass nicht vergessen), kann man die Besorgung der Signatur am selben Tag erledigen.
http://ift.tt/1COrEUF
Hier ist die Liste der Registreirungsstellen in Wien:
http://ift.tt/1BsEaEY
Interessant ist die Registrierung am Ballhausplatz, denn dort geht man ja nicht alle Tage hin.
2. Der Einstieg für die eRechnung ist beim Unternehmensservice-Portal www.usp.gv.at
Dort muss man sich registrieren und dazu benötigt man eben die Bürgerkarte oder die Handysignatur.
Hat man das erledigt, bekommt man
Mit diesen Daten kann man sich dann in Zukunft immer einloggen, die Bürgerkarte/Handysignatur braucht man nur für die Registrierung.
Beim ersten Einloggen mit diesen Daten muss man den Einmal-PIN durch einen anderen PIN ersetzen.
Wegen der Möglichkeit zur Zusammenarbeit kann man als Administrator weitere Benutzer anlegen.
3. Erforderliche Rechnungsangaben
Um eine Rechnung an eine Bundesdienststelle zu senden,
benötigt man
Beides erfährt man von der Stelle, an die man die Rechnung richtet.
Die Lieferantennummer ist immer dieselbe, diese beschreibt das eigene Unternehmen.
Die Lieferantennummer der PCNEWS ist zum Beispiel 11009536.
Offenbar ist 1100 die Postleitzahl und 9536 eine fortlaufende Nummer.
Die Einkäufergruppe beschreibt die Bundesdienststelle und besteht aus drei Zeichen;
ein oder zwei Buchstaben und zwei oder eine Ziffer.
4. Generierung einer Rechnung
Zur Generierung dieser Online-Rechnungen gibt es ein Online-Formular oder ein Word-PlugIn.
Formular
http://ift.tt/1COrEUK
Word-PlugIn
http://ift.tt/1BsEaF0
Ich habe das Word-PlugIn gewählt, denn damit wird eine XML-Datei generiert,
die dann zum Einbringen der Rechnung upgeloadet wird.
Man kann diese XML-Datei gleich als Muster für eine automatische Generierung verwenden.
(Das ist das, was wir für ClubComputer brauchen)
Downloaden, entpacken und dann die Datei eRechnung.dotx (Dokumentenvorlage) aufrufen.
(Nicht das Programm setup.exe, das habe ich irrtümlich aufgerufen, weil ich die Dokumentation nicht gelesen habe.)
Angenehm ist, dass dieses Wordplugin die bestehende Installation von Office nicht verändert,
denn man öffnet eine Dokumentvorlage und diese ist eine "aktive" Vorlage und aktiviert die erforderlichen Programme zur Gestaltung und Verifizierung der Rechnung.
Beim ersten Öffnen der Dokumentvorlage gibt man die Angaben zu eigenen Firma ein.
Dann wird man auch gefragt, ob die Rechnung für den öffentlichen Sektor oder für die Wirtschaft ist.
Das Formular ist ziemlich perfekt.
Man speichert jede Rechnung im XML-Format.
Das Word-Formular sorgt sich darum, dass alles ausgefüllt wurde und es werden auch gewisse formale Fehler abgewiesen.
Aber ob zum Beispiel die Lieferantennummer oder die Einkäufergruppe stimmen, das weiß Word nicht.
Man muss daher die Rechnung testen.
5. Rechnung testen
Man kann den gesamten Vorgang der Rechnungslegung auch ohne ein Konto üben und zwar hier:
http://ift.tt/1COrEUM
Die Rechnung wird upgeloadet und man bekommt auch eine Bestätigung per E-Mail, ganz so,
als würde man die Rechnung wirklich einreichen.
6. Rechnung absenden
http://ift.tt/1BsEaF5
Der Absendevorgang ist identisch zum Testvorgang aber eben mit dem Unterschied, dass die Rechnung an die jeweilige Dienststelle weitergeleitet wird.
Man erhält für jede eingereichte Rechnung eine Bestätigung per E-Mail.
Jetzt warte ich noch auf den ersten Zahlungseingang.
Kritik
Man muss für jede einzelne Rechnung den Upload-Button betätigen.
Es ist nicht möglich, mehrere Rechnungen gleichzeitig upzuloaden (zum Beispiel etwa in einer ZIP-Datei oder durch Mehrfachauswahl).
Ziemlich mühsam bei 20 Rechnungen.
Aber sonst funktioniert die Sache tadellos.
Der schnelle Weg zur E-Rechnung
Ich weiß nicht, ob es noch andere Clubmitgliekder gibt, die an Bundesdienststellen Rechnungen legen.
Aber wenn doch, dann ist das hier eine Kurzfassung, die die wesentlichen Schritte zeigt.
Eigentlich wäre ja schon 2014 Schluss mit Papierrechnungen an Bundesdienststellen gewesen aber da die Rechnungslegung der PCNEWS schon im Dezember 2013 erfolgt ist, und im Jahre 2014 keine Rechnungen generiert wurden, war es erst im heurigen Jahr ernst.
Auch bei ClubComputer gibt es das Problem der E-Rechnungen und Werner hat vorgeschlagen, ein Gateway zu schaffen, mit dem wir die Rechnungslegung automatisieren könnten. Ganz soweit sind wir noch nicht aber das XML-Formular haben wir schon. Der ganze Vorgang ging überraschend schnell über die Bühne.
Man kann sich in die Details der Rechnungslegung wirklich vertiefen, alles ist penibel dokumentiert. Ich habe das alles nicht studiert, sondern bin geradewegs auf das eigentliche Ziel losgegangen.
Die erforderlichen Schritte
1. Man benötigt eine Bürgerkarte oder eine Handysignatur
Da die Handhabung der Bürgerkarte alles andere als praktisch ist (die kostenlose Version war nur mit Mühe zum Laufen zu bringen)
und die damit verbundene Software alles andere als benutzerfreundlich ist (wenn das wirklich funktionieren soll, muss man wahrscheinlich eine Kaufsoftware benutzen), empfiehlt sich die viel praktischere Handysignatur.
Ich habe meine Handysignatur bei der Post beantragt
http://ift.tt/1COrEUC
und mich dann auf briefliche Aufforderung bei der nächsten Postfiliale identifiziert.
Für diese Prozedur muss man einige Tage für den Postweg veranschlagen.
Wenn man sich persönlich zu einer der Registrierungsstellen begibt (Reisepass nicht vergessen), kann man die Besorgung der Signatur am selben Tag erledigen.
http://ift.tt/1COrEUF
Hier ist die Liste der Registreirungsstellen in Wien:
http://ift.tt/1BsEaEY
Interessant ist die Registrierung am Ballhausplatz, denn dort geht man ja nicht alle Tage hin.
2. Der Einstieg für die eRechnung ist beim Unternehmensservice-Portal www.usp.gv.at
Dort muss man sich registrieren und dazu benötigt man eben die Bürgerkarte oder die Handysignatur.
Hat man das erledigt, bekommt man
- Teilnehmer-ID
- Benutzer-ID
- Einmal-PIN
Mit diesen Daten kann man sich dann in Zukunft immer einloggen, die Bürgerkarte/Handysignatur braucht man nur für die Registrierung.
Beim ersten Einloggen mit diesen Daten muss man den Einmal-PIN durch einen anderen PIN ersetzen.
Wegen der Möglichkeit zur Zusammenarbeit kann man als Administrator weitere Benutzer anlegen.
3. Erforderliche Rechnungsangaben
Um eine Rechnung an eine Bundesdienststelle zu senden,
benötigt man
- die Lieferantennummer und
- die Einkäufergruppe.
Beides erfährt man von der Stelle, an die man die Rechnung richtet.
Die Lieferantennummer ist immer dieselbe, diese beschreibt das eigene Unternehmen.
Die Lieferantennummer der PCNEWS ist zum Beispiel 11009536.
Offenbar ist 1100 die Postleitzahl und 9536 eine fortlaufende Nummer.
Die Einkäufergruppe beschreibt die Bundesdienststelle und besteht aus drei Zeichen;
ein oder zwei Buchstaben und zwei oder eine Ziffer.
4. Generierung einer Rechnung
Zur Generierung dieser Online-Rechnungen gibt es ein Online-Formular oder ein Word-PlugIn.
Formular
http://ift.tt/1COrEUK
Word-PlugIn
http://ift.tt/1BsEaF0
Ich habe das Word-PlugIn gewählt, denn damit wird eine XML-Datei generiert,
die dann zum Einbringen der Rechnung upgeloadet wird.
Man kann diese XML-Datei gleich als Muster für eine automatische Generierung verwenden.
(Das ist das, was wir für ClubComputer brauchen)
Downloaden, entpacken und dann die Datei eRechnung.dotx (Dokumentenvorlage) aufrufen.
(Nicht das Programm setup.exe, das habe ich irrtümlich aufgerufen, weil ich die Dokumentation nicht gelesen habe.)
Angenehm ist, dass dieses Wordplugin die bestehende Installation von Office nicht verändert,
denn man öffnet eine Dokumentvorlage und diese ist eine "aktive" Vorlage und aktiviert die erforderlichen Programme zur Gestaltung und Verifizierung der Rechnung.
Beim ersten Öffnen der Dokumentvorlage gibt man die Angaben zu eigenen Firma ein.
Dann wird man auch gefragt, ob die Rechnung für den öffentlichen Sektor oder für die Wirtschaft ist.
Das Formular ist ziemlich perfekt.
Man speichert jede Rechnung im XML-Format.
Das Word-Formular sorgt sich darum, dass alles ausgefüllt wurde und es werden auch gewisse formale Fehler abgewiesen.
Aber ob zum Beispiel die Lieferantennummer oder die Einkäufergruppe stimmen, das weiß Word nicht.
Man muss daher die Rechnung testen.
5. Rechnung testen
Man kann den gesamten Vorgang der Rechnungslegung auch ohne ein Konto üben und zwar hier:
http://ift.tt/1COrEUM
Die Rechnung wird upgeloadet und man bekommt auch eine Bestätigung per E-Mail, ganz so,
als würde man die Rechnung wirklich einreichen.
6. Rechnung absenden
http://ift.tt/1BsEaF5
Der Absendevorgang ist identisch zum Testvorgang aber eben mit dem Unterschied, dass die Rechnung an die jeweilige Dienststelle weitergeleitet wird.
Man erhält für jede eingereichte Rechnung eine Bestätigung per E-Mail.
Jetzt warte ich noch auf den ersten Zahlungseingang.
Kritik
Man muss für jede einzelne Rechnung den Upload-Button betätigen.
Es ist nicht möglich, mehrere Rechnungen gleichzeitig upzuloaden (zum Beispiel etwa in einer ZIP-Datei oder durch Mehrfachauswahl).
Ziemlich mühsam bei 20 Rechnungen.
Aber sonst funktioniert die Sache tadellos.
eRechnungen an den Bund
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